1. REJESTRY, EWIDENCJE

Sekretariat Dyrektora

• Książka kontroli korespondencji wpływającej i wypływającej w postaci elektronicznej
• Rejestr skarg i wniosków
• Rejestr pobytu delegacji zagranicznych
• Rejestr wyjazdów

Dział BHP

• Ewidencja szkoleń osobowych (Rejestr szkoleń wstępnych i okresowych)
• Rejestr wypadków

Dział Kadr i Spraw Socjalnych

• Wykazy etatów, rejestr zatrudnionych i zwolnionych
• Ewidencja osobowa
• Ewidencja delegacji służbowych
• Ewidencja czasu pracy

Dział księgowości

• Rejestr zakupu i sprzedaży
• Ewidencja syntetyczna i analityczna
• Ewidencja środków trwałych
• Rejestry i karty amortyzacyjne
• Rejestr dofinansowania do wczasów

Biblioteka

• Ewidencja zbioru bibliotecznego, księgi inwentarzowe, kartoteki

Księgozbiór, zbiór czasopism naukowych oraz inne zbiory biblioteczne dostępne są w Bibliotece Instytutu.

Inne rejestry i ewidencje prowadzone w komórkach organizacyjnych Instytutu

• Ewidencja Świadectw Urzędu patentowego
• Ewidencja prac zleconych
• Ewidencja prac naukowych
• Ewidencja inwestycji
• Ewidencja materiałowa

Informacje dotyczące prowadzonego rejestru można uzyskać w trybie dostępu do informacji publicznej.

2. ARCHIWUM INSTYTUTU

• Ewidencja archiwum zakładowego Instytutu

Sposób udostępniania dokumentacji przechowywanej w archiwum następuje zgodnie z „Instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Instytutu Inżynierii Chemicznej PAN w Gliwicach”, która została zatwierdzona przez Archiwum Państwowe w Katowicach 23.10 2018 r.

Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji

Udostępnianie dokumentacji odbywa się na zasadach określonych w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego IICh PAN.

Dokumentacja przechowywana w archiwum Instytutu udostępniana jest do celów służbowych.

Udostępnianie dokumentacji w innych celach niż służbowe wymaga pisemnej zgody Dyrektora Instytutu lub osoby przez niego upoważnionej.

Zasób archiwalny archiwum IICh PAN

Archiwum IICh PAN przechowuje dokumentację niearchiwalną i materiały archiwalne o wartości historycznej powstałe w wyniku działalności Zakładu Inżynierii Chemicznej i Konstrukcji Aparatury PAN utworzonego w 1958 r. i Instytutu Inżynierii Chemicznej PAN, powstałego w 1984 r. z przekształcenia Zakładu Inżynierii Chemicznej i Konstrukcji Aparatury PAN.

Spuścizny po uczonych, w szczególności po pracownikach naukowych są przekazywane w sposób i w trybie uzgodnionym przez Dyrektora IICh PAN z Dyrektorem PAN Archiwum w Warszawie i we współpracy z PAN Archiwum w Warszawie Oddział w Katowicach.

Materiały archiwalne w formie papierowej przekazywane są do PAN Archiwum w Warszawie Oddział w Katowicach po 25 latach od wytworzenia.